Birthday Cafe im Ausland veranstalten

🌏 Was ist ein Birthday Cafe · Cupsleeve-Event?

Eine Veranstaltung, bei der Fans ein Café mieten, um den Geburtstag eines Idols zu feiern. Der Raum wird mit Fotos und Requisiten dekoriert, und Gäste, die ein Getränk bestellen, erhalten kostenlos selbst gemachte Goodies wie Cupsleeves oder Photocards. Die Kultur stammt aus Korea und findet inzwischen in vielen Städten der Welt statt, etwa in den USA, Südostasien, Europa und Südamerika.

📝 Schritte zur Veranstaltung

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   Datum und Format festlegen

   Wähle den Geburtstag selbst oder das Wochenende danach. Im Ausland gibt es viele eintägige Veranstaltungen von 3 bis 6 Stunden, aber auch mehrtägige wie in Korea. Wenn dir die alleinige Organisation zu viel ist, veranstalte gemeinsam mit einem lokalen Fanclub oder anderen Fans.

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   Ort finden

   Oft genutzt werden Bubble-Tea-Läden, Cafés, Bäckereien und Dessertshops. Erkläre dem Inhaber das K-POP-Fanevent und frag nach der Raummiete oder einem Mindestumsatz. Da viele Gäste kommen, ist es einfacher, den gesamten Raum zu mieten statt nur einige Plätze.

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   Cupsleeves und Goodies herstellen

   Die Cupsleeve (Cup Holder) ist das Symbol der Veranstaltung. Bestelle sie bei einer lokalen Druckerei oder einem Online-Druckservice mit 2–3 Wochen Puffer. Photocards, Sticker und Buttons werden ebenfalls häufig verwendet. Wenn du das Design extern vergibst, dauert es länger.

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   Budget planen

   Grundkosten sind der Ort (Mietgebühr und Mindestumsatz), Druck- und Versandkosten sowie Dekoration und Requisiten für die Fotozone. Die Getränke bezahlen meist die Besucher. Die Kosten unterscheiden sich je nach Land und Stadt stark, daher hol Angebote von mehreren Anbietern ein und vergleiche sie.

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   Bewerben

   Veröffentliche Plakate auf X, Instagram und TikTok und verwende Hashtags wie „#Namecupsleeve“ oder „#Stadt + Gruppenname“. Wenn du dich kostenlos auf dieser Seite einträgst, erscheint dein Event auf der Karte und den Künstlerseiten und wird in 21 Sprachen übersetzt, damit Fans in anderen Ländern und Städten es ebenfalls sehen.

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   Durchführung am Veranstaltungstag

   Weise am Eingang auf die Goodie-Bedingungen hin (z. B. 1 pro Getränk) und kündige in den sozialen Netzwerken sofort an, wenn die First-come-Mengen aufgebraucht sind. Eine Fotozone, ein Gästebuch oder kleine Spiele sorgen dafür, dass Fans länger bleiben und Spaß haben.

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   Nach der Veranstaltung

   Rechne mit dem Café ab und veröffentliche einen Dankesbeitrag mit Fotos. Verwende übrige Goodies für Verlosungen oder die nächste Veranstaltung.

✅ Vorab zu prüfen

• Am einfachsten ist es, wenn das Café den Verkauf von Speisen und Getränken übernimmt und der Veranstalter die Goodies kostenlos verteilt.
• Der Verkauf von Merchandise mit offiziellen Fotos oder Fotos Dritter kann je nach Land urheber- und persönlichkeitsrechtliche Probleme aufwerfen.
• Wenn viele Menschen zusammenkommen, plane den Ablauf so, dass die Verkehrs- und Lärmregeln rund um das Café eingehalten werden.
• Wenn viele minderjährige Fans dabei sind, achte auf späte Öffnungszeiten und die Veröffentlichung von Fotos.
• Es ist gut, auch Allergieinformationen und die Zutaten besonderer Gerichte anzugeben.

Betriebs- und Veranstaltungsregeln unterscheiden sich je nach Land und Stadt. Kläre zuerst alles mit dem Betrieb, der die Räume zur Verfügung stellt.

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❓ Häufig gestellte Fragen