So veranstaltest du ein Birthday Cafe

🗓️ Vorbereitungsplan (mindestens 2–3 Monate im Voraus beginnen)

1. D-90
   Konzept und Budget festlegen

   Lege fest, wessen Geburtstag gefeiert wird, mit welchem Konzept und über wie viele Tage. Wenn es Mitveranstalter gibt, verteilt im Voraus die Aufgaben (Design, Merchandise, Organisation, Abrechnung).

2. D-60
   Café-Miete bestätigt

   Lege das Datum um das Wochenende vor oder nach dem Geburtstag fest und kläre Café und Konditionen. In der Geburtstagswoche beliebter Idols sind die Cafés in Hongdae und Hapjeong schnell ausgebucht, daher ist es besser, früh anzufangen.

3. D-45
   Design

   Erstelle das Design für Plakate, Cup Holder, Photocards und Banner. Wenn du Illustration oder Design extern vergibst, plane ausreichend Bearbeitungszeit ein.

4. D-30
   Goodies bestellen

   Der Cup Holder hat die längste Produktionszeit (meist etwa 2 Wochen), bestelle ihn daher als Erstes, sobald das Design fertig ist. Prüfe bei Photocards, Stickern und Acryl-Artikeln die Produktionszeit des jeweiligen Anbieters und plane etwa eine Woche Puffer ein.

5. D-14
   Ankündigen und Bewerbung starten

   Kündige dein Event mit einem Plakat auf X (Twitter) an und trage dein Birthday Cafe kostenlos in die Karte dieser Seite ein. Nach der Eintragung erscheint es auf den Seiten der Künstler und Mitglieder sowie im Geburtstagskalender und wird in 21 Sprachen übersetzt, damit auch Fans aus dem Ausland es sehen.

6. D-3
   Verpackung und Vorbereitungsmaterial

   Wenn du die Goodies vorab nach Stückzahl verpackst, wird der Veranstaltungstag deutlich einfacher. Bereite Banner, Requisiten für die Fotozone und Hinweisschilder vor (Goodie-Bedingungen, First-come-Mengen, Bestellweise).

7. D-day
   Betrieben von

   Vereinbare mit dem Café vor der Öffnung den Anstellpunkt der Warteschlange und informiere auf X regelmäßig über die verbleibenden First-come-Goodies. So gibt es weniger Fans, die umsonst kommen.

8. Nach der Veranstaltung
   Abschluss und Dankeschön

   Nach der Abrechnung mit dem Café veröffentlichst du eine Dankesankündigung. Übrige Goodies können verschenkt werden, damit auch Fans, die nicht kommen konnten, eine Chance bekommen.

☕ Modell der Café-Miete

Was du vor der Raummiete unbedingt klären solltest

• Tagesmiete oder Mindestumsatz, Anzahlung und Rückerstattungsregeln
• Anzahl der Sitzplätze, maximale Tageskapazität und Anstellpunkt der Warteschlange
• Getränkepreise und Speisekarte; ob das Personal des Cafés oder der Veranstalter die Goodies ausgibt
• Erlaubter Umfang beim Dekorieren von Wänden und Fenstern, Verwendung von Bannern und Klebeband sowie Wiederherstellung des Originalzustands
• Öffnungszeiten (ob am letzten Tag früher geschlossen wird) und Umgang mit Beschwerden benachbarter Geschäfte
• Parkmöglichkeiten, Aufzug und andere Zugangserleichterungen; verbotene Gegenstände

🎁 Goodies herstellen und Budget

Kosten und Produktionszeiten sind Richtwerte aus Erfahrungsberichten von Veranstaltern und Angaben von Dienstleistern. Die tatsächlichen Angebote unterscheiden sich je nach Anbieter.

📣 Bewerben

• Gib auf einem einzigen Plakat Datum, Öffnungszeiten, Ort (Adresse), Goodies, Bestellbedingungen und Hashtags an.
• Wähle einen kurzen, leicht auffindbaren Hashtag wie „#이름생카“ und verwende ihn durchgehend.
• Mit der kostenlosen Eintragung auf dieser Seite erscheint dein Birthday Cafe auf der Karte, den Künstlerseiten und im Geburtstagskalender und wird in 21 Sprachen übersetzt, damit es auch Fans im Ausland vorgestellt wird.
• Ein bis zwei Zeilen auf Englisch für ausländische Fans (Bestellweise, Goodie-Bedingungen) erhöhen die Besucherzahl.
• Das Ende der First-come-Goodies und Änderungen der Öffnungszeiten werden sofort im Ankündigungsbeitrag mitgeteilt.

⚠️ Worauf während des Betriebs zu achten ist

• Merchandise aus offiziellen Fotos oder Fotos anderer Personen herzustellen und zu verkaufen, kann urheber- und persönlichkeitsrechtliche Probleme verursachen. Kostenlos als Goodie zu verteilen ist sicherer als zu verkaufen.
• Teile die Bedingungen für den Erhalt eines Goodies (z. B. 1 Set pro Getränk) und die First-come-Menge im Voraus klar mit.
• Lege mit dem Café den Ablauf so fest, dass die Straße nicht blockiert wird und vor benachbarten Geschäften keine Warteschlangen entstehen.
• Bei Veranstaltungen, die persönliche Daten der Besucher (z. B. Kontaktdaten) erheben, erfasse nur das unbedingt Notwendige und lösche die Daten nach der Veranstaltung.

❓ Häufig gestellte Fragen