Organizar un birthday cafe en el extranjero

🌏 ¿Qué es un birthday cafe o un evento cupsleeve?

Es un evento en el que los fans alquilan un café para celebrar el cumpleaños de un idol. Decoran el espacio con fotos y accesorios, y a los clientes que piden una bebida les regalan cupsleeves o photocards hechos a mano. Es una cultura que empezó en Corea y hoy se celebra en muchas ciudades del mundo: Estados Unidos, el Sudeste Asiático, Europa, Latinoamérica y más.

📝 Orden de organización

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   Definir fecha y formato

   Elige el día del cumpleaños o el fin de semana siguiente. En el extranjero suelen ser eventos de un día de 3 a 6 horas, aunque también hay casos, como en Corea, que se hacen durante varios días seguidos. Si te resulta pesado organizarlo solo, hazlo junto con un club de fans local u otros fans.

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   Buscar lugar

   Se suelen usar tiendas de bubble tea, cafeterías, panaderías y pastelerías. Explica al dueño el evento de fans de K-POP y pregunta por el alquiler o el mínimo de ventas. Como llega mucha gente, suele ser más fácil alquilar todo el local que solo algunas mesas.

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   Crear cupsleeves y regalos

   El cupsleeve es el símbolo del evento. Pídelo a una imprenta local o a un servicio de impresión en línea con 2 o 3 semanas de margen. También se usan mucho las photocards, las pegatinas y las chapas. Si encargas el diseño a otros, tardará más.

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   Definir presupuesto

   Los gastos básicos son el lugar (alquiler o ventas mínimas), la impresión y el envío, y los accesorios de decoración y zona de fotos. Las bebidas suelen pagarlas los visitantes. El coste varía mucho según el país y la ciudad, así que pide presupuestos a varios sitios para compararlos.

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   Promocionar

   Sube pósters a X, Instagram o TikTok y usa hashtags como «#Nombrecupsleeve» o «#NombreCiudad + NombreGrupo». Si lo registras gratis en este sitio, aparecerá en el mapa y en las páginas de cantantes, y se traducirá a 21 idiomas para que lo vean fans de otros países y ciudades.

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   Operación el día del evento

   En la entrada, informa de las condiciones de los regalos (ej.: uno por cada bebida) y avisa en redes sociales en cuanto se agote la cantidad por orden de llegada. Si hay zona de fotos, libro de visitas o pequeños juegos, los fans se quedan más tiempo y disfrutan más.

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   Finalizados

   Liquida cuentas con el café y sube un texto y fotos de agradecimiento. Usa los regalos sobrantes para sortear o para el próximo evento.

✅ Qué revisar antes

• Lo más sencillo es que un local se encargue de vender comida y bebidas, y que el organizador reparta los regalos gratis.
• Vender mercancía hecha con fotos oficiales o de otras personas puede ser un problema de derechos de autor y de imagen, según el país.
• Si se reúne mucha gente, planifica el recorrido para cumplir las normas de tráfico y ruido alrededor del local.
• Si hay muchos fans menores de edad, ten cuidado con los horarios nocturnos y la publicación de fotos.
• Conviene incluir información sobre alergias y los ingredientes de los menús especiales.

Cada país y ciudad tiene normas distintas para locales y eventos. Consulta primero con el local que alquila el espacio.

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