Cómo organizar un birthday cafe
Para los organizadores que abren un birthday cafe por primera vez, hemos reunido en un solo lugar el calendario de preparación, el alquiler del café, la producción de regalos, la promoción y consejos de operación.
🗓️ Calendario de preparación (desde al menos 2 o 3 meses antes)
- D-90Definir concepto y presupuesto
Decide de quién es el cumpleaños, con qué concepto y durante cuántos días se celebrará. Si tienes coorganizadores, repartid de antemano los roles (diseño, mercancía, operación, cuentas).
- D-60Confirmar alquiler del café
Fija la fecha en torno al cumpleaños o al fin de semana cercano y confirma el café y las condiciones. En las semanas de cumpleaños de idols populares, los cafés de Hongdae y Hapjeong se llenan rápido, así que conviene darse prisa.
- D-45Diseño
Creamos diseños de pósters, cup sleeves, photocards y pancartas. Si encargas las ilustraciones o el diseño a otros, reserva tiempo suficiente.
- D-30Encargar regalos
El cup sleeve es lo que más tarda en producirse (normalmente unas 2 semanas), así que en cuanto esté el diseño es lo primero que encargas. Para photocards, pegatinas y mercancía acrílica, confirma el plazo de cada proveedor y deja una semana de margen.
- D-14Empezar anuncio y promoción
Anuncia tu evento con un póster en X y regístralo gratis en el mapa de birthday cafes de este sitio. Al registrarlo aparecerá en las páginas de cantantes y miembros y en el calendario de cumpleaños, y se traducirá a 21 idiomas para que lo vean fans de otros países.
- D-3Empaquetado y materiales
Si preparas de antemano los regalos empaquetados por cantidad, el día del evento será mucho más fácil. Ten a mano pancartas, accesorios para la zona de fotos y carteles informativos (condiciones de los regalos, cantidad por orden de llegada, forma de pedir).
- D-dayGestión
Si acordáis con el café dónde se formará la fila antes de abrir, y avisáis con frecuencia en X de la cantidad restante de regalos por orden de llegada, se reducen los viajes en vano de los fans.
- FinalizadosCierre y agradecimientos
Cuando termines con el café y las cuentas, publica un anuncio de agradecimiento. Los regalos sobrantes pueden repartirse para que también los reciban los fans que no pudieron asistir.
☕ Modelo de alquiler del café
Este modelo no cobra alquiler: el café asegura sus ventas con los pedidos de bebidas de los visitantes del birthday cafe. Antes había muchos locales así.
Cada vez más cafés cobran un alquiler diario aparte. Revisa bien el depósito de reserva y las normas de reembolso.
Los cafés que organizan birthday cafes con frecuencia suelen ofrecer orientación sobre accesorios de decoración, soportes para pancartas y forma de entregar los regalos.
Qué preguntar antes de alquilar
- Alquiler diario o mínimo de ventas, depósito de reserva y normas de reembolso
- Número de asientos, aforo máximo diario y zona de fila
- Precio de bebidas y menú; si el personal o el organizador entrega los regalos
- Decoración de paredes y ventanas, uso permitido de pancartas y cinta, y restauración del local
- Horario (si el último día termina antes) y respuesta a las quejas de comercios cercanos
- Aparcamiento, ascensor y otras facilidades de acceso; objetos prohibidos
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🎁 Crear regalos y presupuesto
Es el regalo básico del birthday cafe. El pedido mínimo de los proveedores suele rondar las 500 unidades; si fabricas menos, el precio unitario sube mucho. La producción tarda unas 2 semanas.
Se usan mucho los regalos por orden de llegada o en set. Como la cantidad es limitada, indica en el anuncio la cantidad diaria.
Es un regalo que se reparte mediante sorteo o rifa. Si anuncias con transparencia la probabilidad y el método, se reducen los malentendidos.
Depende mucho del tipo y la cantidad de regalos, pero muchas opiniones indican que, si no se diseña uno mismo, suele rondar los 1.000.000 KRW (valor de referencia).
El coste y el plazo de producción son valores de referencia basados en opiniones de organizadores e información de proveedores. Los presupuestos reales varían según el proveedor.
📣 Promocionar
- Incluye en un solo póster la fecha, el horario, el lugar (dirección), los regalos, las condiciones de pedido y los hashtags.
- Elige un hashtag corto y fácil de buscar, como «#NombreBirthdayCafe», y úsalo siempre.
- Si te registras gratis en este sitio, aparecerás en el mapa de birthday cafes, en las páginas de cantantes y en el calendario de cumpleaños, y se traducirá a 21 idiomas para presentarlo también a fans del extranjero.
- Añadir una o dos líneas en inglés con instrucciones (cómo pedir, condiciones de los regalos) aumenta las visitas de fans extranjeros.
- Los cierres por orden de llegada y los cambios de horario se anuncian justo a continuación en la publicación de anuncio.
Sin cuota de registro, de visibilidad ni comisiones · Sin inicio de sesión · Traducción automática a 21 idiomas · Visible en las páginas de cantantes y en el calendario de cumpleaños
⚠️ Qué cuidar durante la operación
- Crear mercancía con fotos oficiales o tomadas por otras personas para venderla puede dar lugar a problemas de derechos de autor y de imagen. Es más seguro repartirla como regalo gratuito que venderla.
- Informa con antelación y con precisión de las condiciones para recibir el regalo (ej.: un set por cada bebida) y de la cantidad por orden de llegada.
- Planifica el recorrido con el café para que no se bloquee la calle ni se formen colas frente a los locales vecinos.
- En los eventos que recojan datos personales de los visitantes (como el contacto), pide solo lo necesario y bórralos después del evento.
❓ Preguntas frecuentes
¿El registro del birthday cafe es realmente gratis?
Sí. El registro, la visibilidad y la traducción son gratuitos y no hace falta iniciar sesión. No hay productos de pago como destacados arriba, así que todos los birthday cafes se muestran con el mismo criterio.
¿Cuándo aparece mi registro?
El administrador comprobará que se trate de un evento real y no de publicidad antes de publicarlo. Normalmente se tramita en un día.
¿Cómo edito lo que registré?
Al terminar el registro recibirás un enlace de edición. Con ese enlace puedes editar o eliminar el registro en cualquier momento, y en el dispositivo donde lo registraste podrás abrirlo directamente desde la parte superior de la lista de birthday cafes.
¿También puedo publicar birthday cafes en el extranjero?
Sí. Puedes registrar cualquier país con solo indicar el país, la ciudad y la dirección.
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