Organiser un birthday cafe à l'étranger

🌏 Qu'est-ce qu'un birthday cafe · un événement cupsleeve ?

C'est un événement où des fans louent un café pour fêter l'anniversaire d'un idole. L'espace est décoré de photos et d'accessoires, et les clients qui commandent une boisson reçoivent gratuitement des goodies faits maison, comme des cupsleeves ou des photocards. Né en Corée, ce phénomène a gagné de nombreuses villes du monde, comme les États-Unis, l'Asie du Sud-Est, l'Europe et l'Amérique du Sud.

📝 Étapes d'organisation

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   Définir la date et le format

   Choisissez le jour de l'anniversaire ou le week-end qui l'entoure. À l'étranger, les événements d'une journée de 3 à 6 heures sont fréquents, mais certains s'étendent sur plusieurs jours, comme en Corée. Si l'organisation seul est trop lourde, co-organisez avec un fan-club local ou d'autres fans.

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   Trouver un lieu

   Les salons de bubble tea, cafés, boulangeries et pâtisseries sont souvent utilisés. Expliquez l'événement pour fans de K-POP au gérant et demandez le montant de la location ou la condition de chiffre d'affaires minimum. Comme l'affluence est forte, louer tout l'espace est plus facile à gérer que quelques places seulement.

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   Fabriquer les cupsleeves et les goodies

   Le cupsleeve (cup holder) est le symbole de l'événement. Commandez-le auprès d'un imprimeur local ou d'un service d'impression en ligne en prévoyant 2 à 3 semaines de marge. Les photocards, autocollants et badges sont également très utilisés. Confier le design à un prestataire prend plus de temps.

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   Établir le budget

   Les coûts de base sont le lieu (frais de location et chiffre d'affaires minimum), l'impression et l'expédition, ainsi que la décoration et les accessoires de la zone photo. Les boissons sont généralement payées par les visiteurs. Les coûts varient fortement selon le pays et la ville, demandez donc plusieurs devis pour comparer.

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   Faire la promotion

   Publiez des affiches sur X, Instagram et TikTok et utilisez des hashtags comme « #Nomcupsleeve » ou « #Ville + nom du groupe ». Inscrit gratuitement sur ce site, votre événement apparaît sur la carte et sur les pages des artistes, traduit en 21 langues pour être vu par les fans d'autres pays et villes.

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   Organisation le jour J

   À l'entrée, indiquez les conditions des goodies (ex. : 1 par boisson) et annoncez immédiatement sur les réseaux sociaux quand les quantités « premier arrivé » sont épuisées. Une zone photo, un livre d'or ou de petits jeux incitent les fans à rester plus longtemps et à profiter de l'événement.

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   Après l'événement

   Réglez les comptes avec le café et publiez un message de remerciement avec des photos. Utilisez les goodies restants pour un tirage au sort ou le prochain événement.

✅ À vérifier à l'avance

• Le plus simple est que le café se charge de la vente de nourriture et de boissons, tandis que l'organisateur distribue les goodies gratuitement.
• Vendre des goodies réalisés avec des photos officielles ou de tiers peut poser des problèmes de droits d'auteur et de droit à l'image, selon le pays.
• Si beaucoup de monde se rassemble, organisez le cheminement pour respecter les règles de circulation et de bruit autour du café.
• Si beaucoup de fans sont mineurs, soyez attentif aux horaires tardifs et à la publication de photos.
• Il est bon d'indiquer aussi les allergènes et les ingrédients des menus spéciaux.

Les règles d'exploitation et d'événements varient selon le pays et la ville. Consultez d'abord l'établissement qui met son espace à disposition.

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❓ Questions fréquentes