Comment organiser un birthday cafe

🗓️ Calendrier de préparation (à commencer au moins 2 à 3 mois à l'avance)

1. D-90
   Définir le concept et le budget

   Définissez pour l'anniversaire de qui, sur quel concept et pendant combien de jours l'événement aura lieu. S'il y a des co-organisateurs, répartissez les rôles à l'avance (design, goodies, organisation, comptabilité).

2. D-60
   Location du café confirmée

   Fixez la date autour du week-end précédant ou suivant l'anniversaire, puis confirmez le café et les conditions. Pendant la semaine d'anniversaire d'un idole populaire, les cafés de Hongdae et Hapjeong se remplissent vite, il vaut donc mieux agir tôt.

3. D-45
   Design

   Créez le design des affiches, cup holders, photocards et banderoles. Si l'illustration ou le design est confié à un prestataire, prévoyez suffisamment de temps.

4. D-30
   Commande des goodies

   Le cup holder a le délai de fabrication le plus long (généralement environ 2 semaines) : passez-le en commande dès que le design est prêt. Pour les photocards, autocollants et articles en acrylique, vérifiez le délai de chaque prestataire et prévoyez une semaine de marge.

5. D-14
   Annoncer et lancer la promotion

   Annoncez-le avec une affiche sur X (Twitter) et inscrivez gratuitement votre birthday cafe sur la carte de ce site. Une fois inscrit, il apparaît sur les pages des artistes et des membres ainsi que dans le calendrier des anniversaires, et il est traduit en 21 langues pour être vu par les fans étrangers.

6. D-3
   Emballage et matériel

   Préemballer les goodies par quantité rend la journée beaucoup plus facile. Prévoyez les banderoles, les accessoires de la zone photo et les panneaux d'information (conditions des goodies, quantités « premier arrivé », mode de commande).

7. D-day
   Exploitation

   Convenez avec le café de l'emplacement de la file avant l'ouverture, et annoncez régulièrement sur X les quantités restantes des goodies « premier arrivé » pour limiter les fans qui se déplacent pour rien.

8. Après l'événement
   Bilan et remerciements

   Une fois les comptes réglés avec le café, publiez une annonce de remerciement. Les goodies restants peuvent être distribués, offrant une chance aussi aux fans qui n'ont pas pu venir.

☕ Mode de location du café

Questions à poser avant de louer l'espace

• Frais de location journaliers ou chiffre d'affaires minimum, acompte et conditions de remboursement
• Nombre de places, capacité maximale par jour et emplacement de la file
• Prix des boissons et menu ; distribution des goodies assurée par le personnel du café ou par l'organisateur
• Limites pour décorer murs et fenêtres, utilisation de banderoles et de ruban adhésif, et remise en état des lieux
• Horaires d'ouverture (fermeture anticipée ou non le dernier jour) et gestion des plaintes des commerces voisins
• Stationnement, ascenseur et autres facilités d'accès ; objets interdits

🎁 Fabrication des goodies et budget

Les coûts et délais de production sont des valeurs indicatives, issues des retours d'organisateurs et des informations des prestataires. Les devis réels varient selon le prestataire.

📣 Faire la promotion

• Indiquez sur une seule affiche la date, les horaires, le lieu (adresse), les goodies, les conditions de commande et les hashtags.
• Choisissez un hashtag court et facile à rechercher, comme « #이름생카 », et utilisez-le systématiquement.
• En vous inscrivant gratuitement sur ce site, votre événement apparaît sur la carte des birthday cafes, sur les pages des artistes et dans le calendrier des anniversaires, et il est traduit en 21 langues pour être présenté aux fans étrangers.
• Ajouter une ou deux lignes d'information en anglais pour les fans étrangers (comment commander, conditions des goodies) augmente la fréquentation.
• La fin des goodies « premier arrivé » et les changements d'horaires seront annoncés immédiatement dans le post d'annonce.

⚠️ Points de vigilance pendant l'organisation

• Fabriquer et vendre des goodies à partir de photos officielles ou de photos prises par d'autres personnes peut poser des problèmes de droits d'auteur et de droit à l'image. Les distribuer gratuitement comme goodies est plus sûr que les vendre.
• Communiquez à l'avance et clairement les conditions pour recevoir un goodie (ex. : 1 lot par boisson) ainsi que la quantité « premier arrivé ».
• Définissez avec le café le cheminement pour ne pas bloquer la rue ni former de file devant les commerces voisins.
• Pour les événements qui recueillent des données personnelles des visiteurs (coordonnées, etc.), ne collectez que le strict nécessaire et supprimez-les après l'événement.

❓ Questions fréquentes