Organizzare un birthday cafe all'estero

🌏 Cos'è un birthday cafe · cupsleeve event?

È un evento in cui i fan affittano un cafe per festeggiare il compleanno di un idol. Lo spazio viene decorato con foto e oggetti, e agli ospiti che ordinano una bevanda vengono regalati perk fatti a mano, come cupsleeve e photocard. Nato in Corea, oggi si svolge in molte città del mondo, tra cui Stati Uniti, Sud-est asiatico, Europa e America Latina.

📝 Ordine delle operazioni

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   Scegli data e formato

   Scegli il giorno del compleanno o il weekend successivo. All'estero sono comuni eventi di un giorno di 3–6 ore, mentre in Corea a volte si organizzano più giorni di seguito. Se organizzare da soli è troppo, fatelo insieme a un fan club locale o ad altri fan.

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   Trova il luogo

   Spesso si usano bubble tea shop, cafe, panifici e pasticcerie. Spiega al titolare l'evento per fan K-POP e chiedi il canone di affitto o il fatturato minimo richiesto. Con molti ospiti, affittare tutto lo spazio è più facile da gestire che solo alcuni posti.

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   Realizza cupsleeve e perk

   Il cupsleeve (cup sleeve) è il simbolo dell'evento. Ordina con 2–3 settimane di anticipo presso una tipografia locale o un servizio di stampa online. Sono molto usati anche photocard, adesivi e spille. Se affidi il design a terzi, ci vuole più tempo.

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   Stabilisci il budget

   Le voci di base sono: costo del luogo (affitto o fatturato minimo), stampa e spedizione, decorazioni e oggetti per la photo zone. Le bevande di solito le pagano i visitatori. I costi variano molto tra paesi e città, quindi chiedi preventivi a più fornitori e confrontali.

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   Promuovi

   Pubblica il poster su X, Instagram o TikTok e usa hashtag come “#NomeCupsleeve” o “#NomeCittà + NomeGruppo”. Registrandoti gratis su questo sito compari sulla mappa e nelle pagine dei cantanti, tradotto in 21 lingue, quindi è visibile anche ai fan di altri paesi e città.

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   Gestione del giorno dell'evento

   All'ingresso indica le condizioni dei perk (es. 1 pezzo per bevanda) e, quando i first-come finiscono, avvisa subito sui social. Con una photo zone, un libro degli ospiti o un piccolo gioco, i fan si fermano più a lungo e si divertono.

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   Dopo la fine

   Fai il rendiconto con il cafe e pubblica un post di ringraziamento con foto. Usa i perk rimasti per una distribuzione o per il prossimo evento.

✅ Da verificare in anticipo

• Il modo più semplice è far gestire al locale la vendita di cibo e bevande, mentre l'organizzatore distribuisce i perk gratis.
• Vendere goodies realizzati con foto ufficiali o di altri può costituire un problema di copyright o di diritto all'immagine, a seconda del paese.
• Se si radunano molte persone, organizza i percorsi in modo da rispettare le regole su traffico pedonale e rumore intorno al locale.
• Se ci sono molti fan minorenni, presta attenzione agli orari serali e alla pubblicazione delle foto.
• È utile indicare anche le informazioni sulle allergie e gli ingredienti dei menu speciali.

Le regole su attività ed eventi cambiano da paese a paese e da città a città. Consulta prima il locale che concede lo spazio.

📣 Vantaggi della registrazione qui

❓ Domande frequenti