Come organizzare un birthday cafe

🗓️ Tabella di preparazione (almeno 2–3 mesi prima)

1. D-90
   Definisci concept e budget

   Decidi di chi è il compleanno, il concept e per quanti giorni. Se hai co-organizzatori, assegna in anticipo i ruoli (design, goodies, gestione, contabilità).

2. D-60
   Conferma dell'affitto del cafe

   Fissa la data attorno al weekend vicino al compleanno e conferma cafe e condizioni. Nella settimana del compleanno di idol popolari i cafe di Hongdae e Hapjeong si riempiono in fretta, quindi conviene muoversi presto.

3. D-45
   Design

   Crea il design di poster, cup sleeve, photocard e striscioni. Se affidi illustrazioni o design a terzi, prevedi tempi generosi.

4. D-30
   Ordine dei perk

   Il cup sleeve ha i tempi di produzione più lunghi (di solito circa 2 settimane): ordinalo per primo appena pronto il design. Per photocard, adesivi e gadget in acrilico controlla i tempi di produzione di ciascun fornitore e lascia circa una settimana di margine.

5. D-14
   Inizia annuncio e promozione

   Annuncialo con un poster su X (Twitter) e registralo gratis sulla mappa dei birthday cafe di questo sito. Dopo la registrazione compari nelle pagine di cantanti e membri e nel calendario dei compleanni, e viene tradotto in 21 lingue per i fan all'estero.

6. D-3
   Confezionamento e materiali

   Preparare in anticipo i perk confezionati per quantità rende il giorno dell'evento molto più semplice. Prepara striscioni, oggetti per la photo zone e cartelli informativi (condizioni dei perk, quantità first-come, modalità di ordinazione).

7. D-day
   Gestito da

   Stabilisci con il cafe dove mettersi in fila prima dell'apertura e aggiorna spesso su X i perk first-come rimanenti: così meno fan fanno un viaggio inutile.

8. Dopo la fine
   Chiusura e ringraziamenti

   Dopo il rendiconto con il cafe, pubblica un annuncio di ringraziamento. I perk rimasti possono essere regalati, dando una possibilità anche ai fan che non sono potuti venire.

☕ Modalità di affitto del cafe

Cosa chiedere assolutamente prima di affittare

• Canone giornaliero o fatturato minimo, caparra e politica di rimborso
• Numero di posti, massimo di persone al giorno e punto di ritrovo della fila
• Prezzi e menu delle bevande, e se i perk vengono consegnati dallo staff o dall'organizzatore
• Decorazione di pareti e finestre, cosa è consentito con striscioni e nastro, e ripristino allo stato originale
• Orario (se l'ultimo giorno chiude in anticipo) e gestione delle lamentele dei negozi vicini
• Parcheggio, ascensore e altri servizi per gli spostamenti, oggetti vietati all'ingresso

🎁 Realizzazione e budget dei perk

Costi e tempi di produzione sono indicativi, raccolti dalle testimonianze degli organizzatori e dalle informazioni dei fornitori. I preventivi reali variano da fornitore a fornitore.

📣 Promuovi

• In un solo poster inserisci data, orario, luogo (indirizzo), perk, condizioni di ordinazione e hashtag.
• Scegli un hashtag breve e facile da cercare, come “#NomeBirthdayCafe”, e usalo sempre.
• Registrandoti gratis su questo sito compari sulla mappa dei birthday cafe, nelle pagine dei cantanti e nel calendario dei compleanni, e vieni presentato in 21 lingue anche ai fan all'estero.
• Aggiungere una o due righe in inglese (come ordinare, condizioni dei perk) aumenta le visite dei fan stranieri.
• Chiusure dei perk first-come e cambi di orario vengono comunicati subito nel post di annuncio.

⚠️ Cosa fare attenzione durante la gestione

• Creare e vendere goodies con foto ufficiali o scattate da altri può causare problemi di copyright e diritto all'immagine. È più sicuro distribuirli gratis come perk invece di venderli.
• Comunica in anticipo con precisione le condizioni per ricevere i perk (es. 1 set per bevanda) e la quantità first-come.
• Stabilisci con il cafe i percorsi in modo da non bloccare la strada intorno al locale né creare code davanti ai negozi vicini.
• Se l'evento raccoglie dati personali dei visitatori (come i contatti), raccogli solo il minimo necessario e cancellali dopo l'evento.

❓ Domande frequenti