Een birthday cafe organiseren in het buitenland

🌏 Wat is een birthday cafe · cupsleeve event?

Een evenement waarbij fans een café huren om de verjaardag van een idol te vieren. De ruimte wordt versierd met foto's en rekwisieten, en gasten die een drankje bestellen krijgen gratis zelfgemaakte goodies zoals cupsleeves en photocards. Het begon in Korea en wordt nu in vele steden over de wereld gehouden, waaronder de VS, Zuidoost-Azië, Europa en Latijns-Amerika.

📝 Volgorde van stappen

1. 1
   Datum en formaat kiezen

   Kies de verjaardag zelf of het weekend erna. In het buitenland zijn eendaagse evenementen van 3 tot 6 uur gebruikelijk, terwijl in Korea soms meerdere dagen achter elkaar worden georganiseerd. Als het te veel is om alleen te doen, organiseer het dan samen met een lokale fanclub of andere fans.

2. 2
   Locatie zoeken

   Vaak gebruikt worden bubbletea-zaken, cafés, bakkerijen en dessertzaken. Leg de eigenaar het K-POP-fanevenement uit en vraag naar de huurprijs of een minimale omzet. Omdat er veel gasten komen, is het makkelijker om de hele ruimte te huren dan alleen een paar zitplaatsen.

3. 3
   Cupsleeves en goodies maken

   De cupsleeve (cup sleeve) is het symbool van het evenement. Bestel met 2 tot 3 weken speling bij een lokale drukkerij of online printservice. Photocards, stickers en buttons worden ook veel gebruikt. Als je het ontwerp uitbesteedt, duurt het langer.

4. 4
   Budget opstellen

   De basiskosten zijn: locatiekosten (huur of minimale omzet), druk- en verzendkosten, decoratie en props voor de fotohoek. De drankjes betalen meestal de bezoekers. Kosten verschillen sterk per land en stad, dus vraag offertes bij meerdere partijen en vergelijk.

5. 5
   Promoten

   Plaats de poster op X, Instagram of TikTok en gebruik hashtags als „#NaamCupsleeve” of „#StadNaamGroep”. Met een gratis aanmelding op deze site verschijn je op de kaart en op de artiestpagina's, vertaald in 21 talen, zodat fans in andere landen en steden het ook zien.

6. 6
   Organisatie op de dag zelf

   Vermeld bij de ingang de voorwaarden van de goodies (bijv. 1 per drankje) en meld direct op sociale media als de first-come voorraad op is. Met een fotohoek, gastenboek of klein spel blijven fans langer en hebben ze plezier.

7. 7
   Na afloop

   Reken af met het café en plaats een dankbericht met foto's. Gebruik overgebleven goodies voor een weggeefactie of het volgende evenement.

✅ Vooraf controleren

• Het simpelst is dat het café de verkoop van eten en drinken regelt, terwijl de organisator de goodies gratis uitdeelt.
• Goodies verkopen die gemaakt zijn met officiële foto's of foto's van anderen kan per land auteursrecht- of portretrechtproblemen opleveren.
• Als er veel mensen samenkomen, stel de looproutes dan zo in dat de regels over verkeer en geluid rond het café worden nageleefd.
• Als er veel minderjarige fans zijn, let dan op laat openblijven en het publiceren van foto's.
• Het is handig om ook allergie-informatie en ingrediënten van speciale menu's te vermelden.

Regels voor bedrijven en evenementen verschillen per land en per stad. Overleg eerst met het café dat de ruimte verhuurt.

📣 Voordelen van aanmelden hier

❓ Veelgestelde vragen