Hoe organiseer je een birthday cafe

🗓️ Planning (vanaf minimaal 2–3 maanden van tevoren)

1. D-90
   Concept en budget bepalen

   Bepaal wiens verjaardag het is, het concept en hoeveel dagen het duurt. Heb je medeorganisatoren, verdeel dan vooraf de taken (ontwerp, goodies, beheer, afrekening).

2. D-60
   Huur van het café bevestigen

   Plan de datum rond het weekend rond de verjaardag en bevestig café en voorwaarden. In de verjaardagsweek van populaire idols raken cafés in Hongdae en Hapjeong snel vol, dus schiet het beste op.

3. D-45
   Ontwerp

   Maak het ontwerp voor poster, cup sleeve, photocard en spandoek. Als je illustratie of ontwerp uitbesteedt, reken dan royaal de tijd.

4. D-30
   Goodies bestellen

   Cup sleeves hebben de langste productietijd (meestal rond de 2 weken), dus bestel ze als eerste zodra het ontwerp klaar is. Controleer voor photocards, stickers en acryl-goodies de productietijd per leverancier en houd ongeveer een week speling aan.

5. D-14
   Aankondiging en promotie starten

   Kondig het aan met een poster op X (Twitter) en meld het gratis aan op de birthday cafe-kaart van deze site. Na aanmelding verschijnt het op de pagina's van artiesten en leden en in de verjaardagskalender, en wordt het in 21 talen vertaald zodat ook buitenlandse fans het zien.

6. D-3
   Verpakking en benodigdheden

   Als je goodies vooraf per aantal inpakt, is de dag zelf veel makkelijker. Zorg voor spandoeken, rekwisieten voor de fotohoek en informatieborden (voorwaarden goodies, first-come aantallen, hoe bestellen).

7. D-day
   Beheerd door

   Spreek met het café waar de rij vóór de opening staat en meld op X regelmatig hoeveel first-come goodies er nog zijn; dan maken minder fans een tevergeefse reis.

8. Na afloop
   Afronding en dankwoord

   Na de afrekening met het café plaats je een dankbericht. Overgebleven goodies kun je weggeven, zodat ook fans die er niet bij waren kans maken.

☕ Manieren van café huren

Wat je zeker vooraf moet vragen bij huur

• Huur per dag of minimale omzet, aanbetaling en annuleringsregels
• Aantal zitplaatsen, maximum aantal personen per dag en waar de rij staat
• Drankprijzen en menu, en of personeel of de organisator de goodies uitdeelt
• Versieren van muren en ramen, wat er mag met spandoeken en tape, en herstel naar de oorspronkelijke staat
• Openingstijden (of op de laatste dag eerder wordt gesloten) en omgaan met klachten van omliggende winkels
• Parkeren, lift en andere vervoersfaciliteiten, verboden voorwerpen

🎁 Goodies maken en budget

Kosten en productietijden zijn richtwaarden, verzameld uit ervaringen van organisatoren en informatie van leveranciers. Echte offertes verschillen per leverancier.

📣 Promoten

• Zet op één poster de datum, openingstijden, locatie (adres), goodies, bestelvoorwaarden en hashtags.
• Kies één korte, makkelijk te vinden hashtag, zoals „#NaamBirthdayCafe”, en gebruik die steeds.
• Als je je gratis aanmeldt op deze site, verschijn je op de birthday cafe-kaart, op de artiestpagina's en in de verjaardagskalender, en wordt het in 21 talen vertaald aan buitenlandse fans.
• Voeg één of twee regels Engels toe (hoe bestel je, voorwaarden van goodies), dan komen er meer buitenlandse bezoekers.
• Sluiting van first-come goodies en wijzigingen in de openingstijden worden direct in de aankondiging gemeld.

⚠️ Waar je op moet letten tijdens de organisatie

• Goodies maken en verkopen met officiële foto's of foto's van anderen kan auteursrecht- en portretrechtproblemen opleveren. Gratis uitdelen als perk is veiliger dan verkopen.
• Maak vooraf duidelijk onder welke voorwaarden je goodies krijgt (bijv. 1 set per drankje) en hoeveel first-come er zijn.
• Stel met het café de routes zo in dat er geen wegblokkade ontstaat en er geen rijen voor buurwinkels ontstaan.
• Als het evenement persoonsgegevens van bezoekers (zoals contactgegevens) verzamelt, vraag dan alleen wat nodig is en verwijder ze na het evenement.

❓ Veelgestelde vragen