Organizowanie birthday cafe za granicą

🌏 Czym jest birthday cafe · cupsleeve event?

Wydarzenie, na którym fani wynajmują kawiarnię, by świętować urodziny idola. Przestrzeń dekorują zdjęciami i rekwizytami, a gościom zamawiającym napój rozdają za darmo ręcznie robione dodatki, np. cupsleeve i photocardy. Zapoczątkowana w Korei kultura odbywa się dziś w wielu miastach świata, m.in. w USA, Azji Południowo-Wschodniej, Europie i Ameryce Łacińskiej.

📝 Kolejność kroków

1. 1
   Ustal datę i format

   Wybierz dzień urodzin lub weekend po nim. Za granicą częste są jednodniowe wydarzenia trwające 3–6 godzin, a w Korei czasem organizuje się je kilka dni z rzędu. Jeśli samodzielna organizacja jest zbyt obciążająca, zorganizuj wspólnie z lokalnym fanklubem lub innymi fanami.

2. 2
   Znajdź miejsce

   Najczęściej wykorzystuje się bubble tea, kawiarnie, piekarnie i cukiernie. Wyjaśnij właścicielowi wydarzenie dla fanów K-POP i zapytaj o opłatę za wynajem lub minimalny obrót. Przy dużym napływie gości łatwiej obsłużyć cały lokal niż kilka miejsc.

3. 3
   Przygotowanie cupsleeve i dodatków

   Cupsleeve (cup sleeve) to symbol wydarzenia. Zamawiaj z 2–3-tygodniowym zapasem w lokalnej drukarni lub serwisie internetowym. Często używa się też photocardów, naklejek i przypinek. Jeśli zlecisz projekt na zewnątrz, zajmie to więcej czasu.

4. 4
   Ustal budżet

   Podstawowe koszty to: miejsce (wynajem lub minimalny obrót), druk i wysyłka, dekoracje oraz rekwizyty do strefy zdjęć. Napoje zwykle płacą goście. Koszty różnią się znacznie w zależności od kraju i miasta, więc poproś kilku wykonawców o wycenę i porównaj.

5. 5
   Promuj

   Zamieść plakat na X, Instagramie lub TikToku i używaj hashtagów, np. „#NazwaCupsleeve” czy „#NazwaMiasta + NazwaGrupy”. Po bezpłatnej rejestracji na tej stronie pojawisz się na mapie i na stronach wykonawców, przetłumaczony na 21 języków, więc zobaczą to fani z innych krajów i miast.

6. 6
   Prowadzenie w dniu wydarzenia

   Przy wejściu podaj warunki dodatków (np. 1 sztuka za napój) i od razu informuj w mediach społecznościowych, gdy skończy się pula first-come. Strefa zdjęć, księga gości czy mała gra sprawiają, że fani zostają dłużej i dobrze się bawią.

7. 7
   Po zakończeniu

   Rozlicz się z kawiarnią i opublikuj podziękowania ze zdjęciami. Pozostałe dodatki wykorzystaj do rozdania lub na kolejne wydarzenie.

✅ Co sprawdzić wcześniej

• Najprostszy sposób to pozwolić kawiarni sprzedawać jedzenie i napoje, a organizatorowi rozdawać dodatki za darmo.
• Sprzedaż gadżetów z oficjalnymi zdjęciami lub zdjęciami innych osób może w zależności od kraju stanowić problem z prawem autorskim lub prawem do wizerunku.
• Jeśli zbierze się dużo ludzi, ustal trasy tak, by przestrzegać przepisów o ruchu pieszych i hałasie wokół lokalu.
• Jeśli wśród fanów jest wielu nieletnich, zwróć uwagę na późne godziny i publikowanie zdjęć.
• Warto podać informacje o alergenach oraz składniki specjalnych menu.

Przepisy dotyczące działalności i wydarzeń różnią się w zależności od kraju i miasta. Najpierw skonsultuj się z lokalem, który udostępnia przestrzeń.

📣 Korzyści z rejestracji tutaj

❓ Najczęściej zadawane pytania