Jak zorganizować birthday cafe

🗓️ Harmonogram przygotowań (co najmniej 2–3 miesiące wcześniej)

1. D-90
   Ustal koncepcję i budżet

   Ustal, czyje urodziny będą świętowane, koncepcję i liczbę dni. Jeśli masz współorganizatorów, z góry podziel role (projekt, gadżety, obsługa, rozliczenia).

2. D-60
   Potwierdzenie wynajmu kawiarni

   Ustal datę wokół weekendu w pobliżu urodzin i potwierdź kawiarnię oraz warunki. W tygodniu urodzin popularnych idoli kawiarnie w Hongdae i Hapjeong szybko się zapełniają, więc lepiej działać wcześniej.

3. D-45
   Projekt

   Przygotuj projekt plakatu, cup sleeve, photocardu i transparentu. Jeśli zlecisz ilustrację lub projekt na zewnątrz, zarezerwuj na to wystarczająco dużo czasu.

4. D-30
   Zamówienie dodatków

   Cup sleeve mają najdłuższy czas produkcji (zwykle około 2 tygodni), więc zamów je jako pierwsze, gdy tylko projekt będzie gotowy. Przy photocardach, naklejkach i akrylowych gadżetach sprawdź czas produkcji u każdego wykonawcy i zostaw około tygodnia zapasu.

5. D-14
   Rozpocznij ogłoszenie i promocję

   Ogłoś to plakatem na X (Twitter) i zarejestruj się za darmo na mapie birthday cafe tej strony. Po rejestracji pojawisz się na stronach wykonawców i członków oraz w kalendarzu urodzin, a wpis zostanie przetłumaczony na 21 języków, dzięki czemu zobaczą go zagraniczni fani.

6. D-3
   Pakowanie i materiały

   Jeśli wcześniej spakujesz dodatki według ilości, dzień wydarzenia będzie znacznie łatwiejszy. Przygotuj transparenty, rekwizyty do strefy zdjęć i tablice informacyjne (warunki dodatków, ilości first-come, sposób zamawiania).

7. D-day
   Prowadzone przez

   Ustal z kawiarnią miejsce ustawiania się w kolejce przed otwarciem i regularnie informuj na X, ile dodatków first-come zostało; mniej fanów pojedzie na marne.

8. Po zakończeniu
   Podsumowanie i podziękowania

   Po rozliczeniu z kawiarnią opublikuj podziękowania. Pozostałe dodatki można rozdać, dając szansę także fanom, którzy nie mogli przyjść.

☕ Sposoby wynajmu kawiarni

O co koniecznie zapytać przed wynajęciem

• Opłata za dzień lub minimalny obrót, zaliczka i zasady zwrotów
• Liczba miejsc, maksymalna liczba osób dziennie i miejsce ustawiania się w kolejce
• Ceny napojów i menu oraz to, czy dodatki wydaje personel, czy organizator
• Dekorowanie ścian i okien, zakres użycia transparentów i taśmy oraz przywrócenie pierwotnego stanu
• Godziny otwarcia (czy w ostatnim dniu zamykacie wcześniej) i obsługa skarg okolicznych sklepów
• Parking, winda i inne udogodnienia dojazdu, przedmioty zakazane

🎁 Przygotowanie dodatków i budżet

Koszty i czas produkcji to wartości orientacyjne, zebrane z relacji organizatorów i informacji od dostawców. Rzeczywiste wyceny różnią się w zależności od wykonawcy.

📣 Promuj

• Na jednym plakacie umieść datę, godziny, miejsce (adres), dodatki, warunki zamówienia i hashtagi.
• Wybierz jeden krótki, łatwy do wyszukania hashtag, np. „#NazwaBirthdayCafe”, i stosuj go zawsze.
• Po bezpłatnej rejestracji na tej stronie pojawisz się na mapie birthday cafe, na stronach wykonawców i w kalendarzu urodzin, a wpis zostanie przetłumaczony na 21 języków dla zagranicznych fanów.
• Dodanie jednego lub dwóch zdań po angielsku (jak zamawiać, warunki dodatków) zwiększa liczbę odwiedzin zagranicznych fanów.
• Zamknięcie zapisów first-come i zmiany godzin są od razu ogłaszane we wpisie z ogłoszeniem.

⚠️ Na co uważać podczas prowadzenia

• Tworzenie i sprzedaż gadżetów z oficjalnymi zdjęciami lub zdjęciami innych osób może rodzić problemy z prawem autorskim i prawem do wizerunku. Bezpieczniej rozdawać je za darmo jako dodatek niż sprzedawać.
• Z góry dokładnie podaj warunki otrzymania dodatków (np. 1 zestaw za napój) oraz liczbę first-come.
• Ustal z kawiarnią trasy tak, by nie blokować ulicy wokół lokalu ani nie tworzyć kolejek przed sąsiednimi sklepami.
• Jeśli wydarzenie zbiera dane osobowe gości (np. kontaktowe), zbieraj tylko to, co konieczne, i usuń je po zakończeniu.

❓ Najczęściej zadawane pytania