Organizar um birthday cafe no exterior

🌏 O que é um birthday cafe · evento de cupsleeve?

É um evento em que fãs alugam uma cafeteria para celebrar o aniversário de um ídolo. O espaço é decorado com fotos e objetos, e os convidados que pedem bebidas recebem gratuitamente brindes feitos à mão, como cupsleeves e photocards. Começou na Coreia e hoje acontece em muitas cidades do mundo, como EUA, Sudeste Asiático, Europa e América do Sul.

📝 Etapas para organizar

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   Definir data e formato

   Escolha o próprio dia do aniversário ou o fim de semana. No exterior, há muitos eventos de um dia com 3 a 6 horas, mas também há os que duram vários dias, como na Coreia. Se for pesado organizar sozinho, faça coorganização com um fã-clube local ou outros fãs.

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   Encontrar local

   Lojas de bubble tea, cafés, padarias e confeitarias são muito usadas. Explique o evento de fãs de K-POP ao responsável e pergunte sobre a taxa de aluguel ou a exigência de venda mínima. Como costuma haver muitos clientes, alugar o espaço inteiro é mais fácil de operar do que apenas alguns assentos.

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   Produzir cupsleeves e brindes

   O cupsleeve (cup holder) é o símbolo do evento. Encomende em uma gráfica local ou em serviço de impressão online com 2 a 3 semanas de antecedência. Photocards, adesivos e bottons também são muito usados. Terceirizar o design leva mais tempo.

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   Definir orçamento

   Os custos básicos são o local (taxa de aluguel e venda mínima), impressão e frete, além de decorações e objetos para a zona de fotos. As bebidas costumam ser pagas pelos visitantes. Os custos variam muito por país e cidade, então peça orçamentos em vários lugares para comparar.

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   Divulgar

   Publique pôsteres no X, Instagram e TikTok e use hashtags como “#Nomecupsleeve” ou “#Cidade + nome do grupo”. Ao cadastrar gratuitamente neste site, seu evento aparece no mapa e nas páginas dos artistas, traduzido para 21 idiomas para que fãs de outros países e cidades também vejam.

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   Operação no dia

   Na entrada, informe as condições dos brindes (ex.: 1 por bebida) e anuncie imediatamente nas redes sociais quando as quantidades por ordem de chegada acabarem. Se houver zona de fotos, livro de visitas ou pequenos jogos, os fãs ficam mais tempo e se divertem.

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   Após o evento

   Acerte as contas com a cafeteria e publique um texto de agradecimento com fotos. Use os brindes que sobraram em sorteios ou no próximo evento.

✅ O que verificar antes

• O mais simples é a loja cuidar da venda de comidas e bebidas, enquanto o organizador distribui os brindes gratuitamente.
• Vender produtos feitos com fotos oficiais ou de terceiros pode gerar problemas de direitos autorais e de direito de imagem, dependendo do país.
• Se houver muitas pessoas reunidas, planeje o fluxo para respeitar as regras de trânsito e ruído ao redor da loja.
• Se houver muitos fãs menores de idade, tenha cuidado com a operação em horários tardios e com a divulgação de fotos.
• É bom informar também sobre alérgenos e os ingredientes de cardápios especiais.

As regras de funcionamento e de eventos variam por país e cidade. Converse primeiro com o estabelecimento que cederá o espaço.

📣 Vantagens de cadastrar aqui

❓ Perguntas frequentes