Como organizar um birthday cafe

🗓️ Cronograma de preparação (começando pelo menos 2 a 3 meses antes)

1. D-90
   Definir conceito e orçamento

   Defina de quem é o aniversário, qual será o conceito e por quantos dias o evento vai durar. Se houver coorganizadores, divida os papéis com antecedência (design, produtos, operação, acerto financeiro).

2. D-60
   Aluguel da cafeteria confirmado

   Marque a data em torno do fim de semana antes ou depois do aniversário e feche a cafeteria e as condições. Na semana de aniversário de ídolos populares, as cafeterias de Hongdae e Hapjeong lotam rápido, então é melhor agir cedo.

3. D-45
   Design

   Crie o design de pôsteres, cup holders, photocards e faixas. Se a arte ou o design for terceirizado, reserve bastante tempo para o trabalho.

4. D-30
   Encomendar brindes

   O cup holder tem o prazo de produção mais longo (normalmente cerca de 2 semanas), então encomende-o primeiro assim que o design estiver pronto. Para photocards, adesivos e produtos de acrílico, confira o prazo de cada fornecedor e deixe cerca de uma semana de margem.

5. D-14
   Anunciar e começar a divulgar

   Anuncie com um pôster no X (Twitter) e cadastre seu birthday cafe gratuitamente no mapa deste site. Após o cadastro, ele aparece nas páginas do artista e dos membros e no calendário de aniversários, e é traduzido para 21 idiomas para que fãs do exterior também vejam.

6. D-3
   Embalagem e materiais

   Embalar previamente os brindes por quantidade deixa o dia muito mais fácil. Separe faixas, objetos da zona de fotos e placas de aviso (condições dos brindes, quantidades por ordem de chegada, forma de pedir).

7. D-day
   Operado por

   Combine com a cafeteria o ponto da fila antes da abertura e anuncie com frequência no X a quantidade restante dos brindes por ordem de chegada, para reduzir fãs que vão até lá à toa.

8. Após o evento
   Encerramento e agradecimentos

   Após acertar as contas com a cafeteria, publique um aviso de agradecimento. Os brindes restantes podem ser distribuídos, dando uma chance também aos fãs que não puderam ir.

☕ Modelo de aluguel da cafeteria

O que perguntar antes de alugar o espaço

• Taxa de aluguel diária ou exigência de venda mínima, sinal e política de reembolso
• Número de assentos, capacidade máxima diária e ponto da fila
• Preço das bebidas e cardápio; se a entrega dos brindes será feita pela equipe da loja ou pelo organizador
• Limites para decorar paredes e janelas, uso de faixas e fita adesiva, e restauração do local
• Horário de funcionamento (se encerra mais cedo no último dia) e como lidar com reclamações das lojas vizinhas
• Estacionamento, elevador e outras facilidades de acesso; itens proibidos

🎁 Produção de brindes e orçamento

Os custos e prazos de produção são valores de referência, reunidos a partir de relatos de organizadores e informações de fornecedores. Os orçamentos reais variam de fornecedor para fornecedor.

📣 Divulgar

• Inclua em um único pôster a data, o horário de funcionamento, o local (endereço), os brindes, as condições de pedido e as hashtags.
• Escolha uma hashtag curta e fácil de pesquisar, como “#이름생카”, e use-a sempre.
• Ao cadastrar gratuitamente neste site, seu evento aparece no mapa de birthday cafes, nas páginas dos artistas e no calendário de aniversários, e é traduzido para 21 idiomas para ser apresentado também a fãs do exterior.
• Acrescentar uma ou duas linhas de orientação em inglês para fãs estrangeiros (como pedir, condições dos brindes) aumenta as visitas.
• O encerramento por ordem de chegada e as mudanças de horário serão comunicados imediatamente no post de anúncio.

⚠️ O que cuidar durante a operação

• Fazer e vender produtos com fotos oficiais ou fotos tiradas por outras pessoas pode gerar problemas de direitos autorais e de direito de imagem. Distribuir como brinde gratuito é mais seguro do que vender.
• Informe com antecedência e com clareza as condições para receber o brinde (ex.: 1 conjunto por bebida) e a quantidade por ordem de chegada.
• Defina com a cafeteria o fluxo de pessoas para não bloquear a rua nem formar filas na frente das lojas vizinhas.
• Em eventos que coletam dados pessoais dos visitantes (como contatos), colete somente o necessário e apague os dados após o evento.

❓ Perguntas frequentes