Как провести saengka

🗓️ График подготовки (минимум за 2–3 месяца)

1. D-90
   Определить концепт и бюджет

   Определите, чей день рождения будет отмечаться, в каком концепте и сколько дней продлится событие. Если есть соорганизаторы, заранее распределите роли: дизайн, мерч, организация, финансы.

2. D-60
   Подтверждение аренды кафе

   Выберите дату в выходные вокруг дня рождения и согласуйте с кафе условия. На неделю рождения популярных айдолов кафе в Хондэ и Хапчжоне заполняются быстро, поэтому лучше не медлить.

3. D-45
   Дизайн

   Создайте дизайн постера, cup sleeve, photocard и баннера. Если иллюстрации или дизайн заказываются на стороне, заложите достаточно времени.

4. D-30
   Заказ перков

   Cup sleeve требует самого долгого срока изготовления (обычно около 2 недель), поэтому заказывайте его первым, как только будет готов дизайн. Для photocard, стикеров и акрилового мерча уточните сроки изготовления у каждого поставщика и оставьте запас около недели.

5. D-14
   Начать объявление и продвижение

   Объявите о событии в X (Twitter) с постером и бесплатно зарегистрируйте его на карте saengka этого сайта. После регистрации оно появится на страницах исполнителей и участников и в календаре дней рождения, а перевод на 21 язык сделает его видимым для зарубежных фанатов.

6. D-3
   Упаковка и необходимые вещи

   Заранее упакуйте перки по количеству — в день события это сильно упрощает работу. Подготовьте баннеры, реквизит для фотозоны и информационные листы (условия перков, количество «первых пришедших», способ заказа).

7. D-day
   Управление

   Заранее согласуйте с кафе место очереди и регулярно сообщайте в X оставшееся количество перков «первые пришедшие» — так меньше фанатов уйдут ни с чем.

8. После окончания
   Итоги и благодарность

   После расчётов с кафе опубликуйте благодарственное объявление. Оставшиеся перки можно раздать — так и фанаты, которые не смогли прийти, получат шанс.

☕ Варианты аренды кафе

Что обязательно уточнить перед арендой

• Плата за аренду на день или условие минимальной выручки, предоплата и правила возврата
• Количество мест, максимальное число посетителей в день и место очереди
• Цены и меню напитков, а также кто выдаёт перки — персонал или организатор
• Оформление стен и окон, допустимые пределы для баннеров и скотча, восстановление помещения
• Часы работы (возможное досрочное закрытие в последний день) и работа с жалобами соседних магазинов
• Парковка, лифт и удобство передвижения, запрещённые к проносу предметы

🎁 Изготовление перков и бюджет

Стоимость и сроки производства — ориентировочные значения, собранные из отзывов организаторов и информации от поставщиков. Реальные сметы у каждого поставщика свои.

📣 Продвигать

• На одном постере укажите дату, часы работы, место (адрес), перки, условия заказа и хэштеги.
• Выберите один короткий и удобный для поиска хэштег, например «#имяBirthdayCafe», и используйте его постоянно.
• Бесплатная регистрация на этом сайте добавит событие на карту saengka, страницу исполнителя и в календарь дней рождения, а перевод на 21 язык познакомит с ним зарубежных фанатов.
• Добавьте одну-две строки на английском (как заказать, условия перков) для иностранных фанатов — посещаемость вырастет.
• О закрытии перков «первые пришедшие» и изменении часов работы сразу сообщайте в продолжении объявления.

⚠️ На что обратить внимание во время работы

• Производство и продажа мерча с официальными фото или снимками, сделанными другими людьми, может нарушить авторские права и право на изображение. Безопаснее раздавать его бесплатно как перки, а не продавать.
• Заранее точно объявите условия получения перка (например, один набор за каждый напиток) и количество «первых пришедших».
• Продумайте с кафе маршрут, чтобы не перекрывать дорогу и не создавать очередь перед соседними магазинами.
• Если событие собирает личные данные посетителей (контакты и т. д.), собирайте только необходимое и удаляйте их после мероприятия.

❓ Часто задаваемые вопросы